Меню BigJack
Технология организации делового мероприятия: этапы, особенности, нюансы

Технология организации делового мероприятия: этапы, особенности, нюансы

Бизнес-игры, стратегические сессии, форумы, конференции сложнее развлекательного мероприятия в разработке, выполняют более важные задачи. Реализовав несколько масштабных проектов, представители Big Jack готовы поделиться своими наработками.

Этапы организации: от целевой аудитории до углеводности кофе-брейка

Этап первый: анализ целевой аудитории

Перед тем как разрабатывать программу, подбирать и приглашать спикеров, мы досконально изучаем целевую аудиторию. Речь не только о возрасте, поле, социальном статусе и уровне достатка, но и об опыте будущих участников или зрителей. В случае с внутрикорпоративными деловыми мероприятиями это относительно просто: мы беседуем с руководителями, узнаем, какие встречи, конференции, игры уже проводились, какие спикеры выступали, о чем они говорили. Некоторые спикеры повторяют одно и то же раз за разом, и зрителям вряд ли будет интересно слушать то, что они слышали несколько месяцев назад.

Этап второй: разработка программы и поиск спикеров

Узнав об опыте и багаже знаний, можно создать программу, которая будет перекликаться с прошлыми мероприятиями и дополнит общую картину. Форум или конференция может стать логическим продолжением той серии встреч, которые уже проводили.

На этом этапе важно определиться со спикерами, проработать тайминг, определить, что потребуется для мероприятия и какие вложения необходимы.

Этап третий: работа со спикерами и модераторами сессий

О спикерах мы уже упоминали: это должны быть люди, которых зрители еще не слышали или которые, как минимум, не будут повторяться. Их выступления должны быть посвящены теме мероприятия и раскрывать одну из ее граней.

Хорошо, если среди выступающих будет ключевой — мотивационный — спикер. Он может рассказать что-то не совсем по теме, но его речь будет перекликаться с целью мероприятия.

Хороший пример мотивационного спикера — Владислав Третьяк. Он рассказывает об успехе своей сборной, описывает путь к победе, «заряжает» зрителей на успех, даже если они медики или экономисты. Тема спортивных побед, состязаний, пути к успеху хорошо «заходит» в мероприятиях, посвященных бизнесу или преследующих бизнес-цели: и в том, и в другом случае речь идет о борьбе, преодолении себя и своих возможностей, сочетании командной и индивидуальной работы.

Модераторы не идентичны ведущим на развлекательных мероприятиях, но выполняют ту же работу. Они не просто «заполняют паузы» между спикерами, но и рассказывают о выступающих, делают выводы. Модераторы сессий не читают по бумажке и не говорят заученный текст: они должны быстро сориентироваться, вникнуть в тему, подвести итоги.

На встречу можно пригласить специалиста, имеющего большой опыт ведения бизнес-встреч, или просто известного и уважаемого человека. Так, хорошо встречают Леонида Парфенова и Владимира Познера.

Этап четвертый: проработка контента

Как бы интересно ни было на мероприятии, оно все же остается деловым, а не развлекательным. От слишком длинных выступлений люди устают, а затянутые встречи просто покидают задолго до конца. Четкий тайминг, который будут соблюдать все участники, спасет ситуацию:

  • Выступление каждого спикера нужно ограничить. Оптимально — не больше 20–30 минут. Чтобы приглашенный человек не нарушил сроков, нужно создать презентацию и отрепетировать с ним по плану и ключевым темам речи.
  • Со спикерами недостаточно пробежаться по презентации: важно точно определить, сколько времени уйдет на каждый слайд с учетом скорости речи оратора и темы, куда будет падать свет, как должен двигаться выступающий. Важно, чтобы приглашенный человек хорошо запомнил все, что будет делать и говорить.
  • Каждые полтора-два часа важно делать перерыв: людям нужно размяться, походить, подышать свежим воздухом, поговорить друг с другом. Многие приходят на мероприятия именно пообщаться и наладить контакты, а не только послушать спикеров.
  • После обеда перерывы нужно делать чаще и длиннее. Зрители постепенно устают, продуктивность падает, и это нужно учитывать.
  • Вместе с обычными перерывами можно устраивать пятиминутки «барабанного» тимбилдинга. Важно, чтобы люди поработали руками, подвигались, поговорили. Это «пробуждает», активизирует психику.

Грамотно выстроенный сценарий мероприятия — важная часть успеха. Но это еще не все. Организаторам нужно позаботиться обо всех нюансах будущего события. Даже незначительная деталь может испортить все.

«Фишки», которыми делится Биг Джек

Есть целый ряд нюансов, которые смогут сыграть на руку организатору или, напротив, подпортить мероприятие. О них мы и поговорим.

Кассовый разрыв при продаже билетов

Внутрикорпоративные мероприятия организовать относительно просто: достаточно позвать сотрудников и партнеров. Сложнее — с бизнес-форумами и конференциями, которые проводят для всех желающих. На эти мероприятия продают билеты, а значит, нужно устроить полноценную рекламную кампанию и продумать все пути финансирования и расходы. В противном случае ждет кассовый разрыв и провал.

Если вы планируете продавать билеты, учтите: большая часть покупателей появляется в последние недели и дни. Поэтому следует заранее выделить деньги, покрывающие все расходы на мероприятие.

Тизеры

Короткие ролики на 15–30 секунд, рассказывающие о спикере и его жизни, о теме его выступления и многом другом, сделают мероприятие ярче и интереснее. Их можно показывать, пока спикер выходит на сцену. Снимать тизеры нужно отдельно.

Обед и закуски

От меню кофе-брейка или обеда зависит, как будут себя чувствовать гости мероприятия. Питательная, но слишком тяжелая пища (например, мясные блюда), возможно, и понравится посетителям. Но, чтобы ее переварить, организм потратит слишком много сил, и после плотного обеда гостям захочется спать. Не стоит включать в меню капусту, бобы, фасоль и другие продукты, вызывающие метеоризм.

Идеальный выбор для меню — пресловутые «быстрые» углеводы. Они быстро всасываются, быстро насыщают и заряжают, и ваши посетители мгновенно вернуться в строй.

Деловое мероприятие сложнее, важнее, многограннее развлекательного. Сюда приходят, чтобы обменяться опытом, пообщаться с коллегами и наладить бизнес-связи, узнать что-то интересное и просто отвлечься. Чтобы событие было не просто успешным, а резонансным, нужно продумать каждый нюанс — от подбора спикера до углеводности кофе-брейка.

3 из 3 человек нравится это. А вам?

Посмотреть больше статей