Достижение цели бизнеса зависит от правильно выстроенных бизнес-процессов - от вида и последовательности реализованного комплекса мероприятий. Какие задачи решаются в сфере организации event? Это повышение вовлеченности сотрудников и партнеров компании, налаживание коммуникаций, трансляция ценностей, обмен опытом, построение отношений с клиентами. Но просто определить действия мало. Чтобы они приносили максимальный эффект, их нужно постоянно совершенствовать.

«Мы не развиваем что-нибудь в один гигантский шаг. Независимо от того, кто вы или что делаете, каждый из нас сделал множество отдельных шагов, чтобы выполнить задачу» (Катрин Пулсифер, канадский автор бестселлеров о саморазвитии).

Два подхода к бизнес-процессам

Типовой бизнес-процесс подготовки выставки, конференции, тимбилдинга или корпоратива состоит из трех частей: предварительной, основной и завершающей. Первый и третий этапы скрыты от участников события. Они видят только его кульминацию - собственно семинар, квест, презентацию. Если изобразить их вовлеченность и эмоции в форме графика, получится кривая с одним "пиком" в момент проведения форума. Такое мероприятие можно сравнить с быстрым поеданием килограмма мороженого. В результате: удовольствия на полчаса, пользы минимум и есть опасность заболеть ангиной. Серьезные проблемы заказчиков - выстраивание отношений с клиентами, повышение лояльности сотрудников мгновенным всплеском активности не решить. Нужна длительная целенаправленная работа.

«Вы никогда не сумеете решить возникшую проблему, если сохраните то же мышление и тот же подход, который привел вас к этой проблеме» (Альберт Эйнштейн)

Команда BIG JACK проанализировала потребности заказчиков. В результате она создала новую последовательность подготовки корпоративных мероприятий и уникальную структуру самих event-ов. Это позволяет решить стратегические и тактические задачи клиентов, оптимизировать бюджет и продлить во времени эффект от события до полугода. Если нарисовать кривую эмоций, испытываемых участниками таких праздников, она будет иметь три "пика". Они приходятся на период до, во время и после семинара, выставки или шоу. Описанный выше «килограмм мороженого» превращается в несколько вкусных, разнообразных порций. Ощущение праздника длится дольше и впечатлений от него больше.

10 шагов к цели

Структура бизнес-процесса компании «БИГ ДЖЕК» отличается от стандартной складывается из таких этапов:

• Подготовка проекта:

1. Получение запроса от клиента, составление ТЗ, выбор account-менеджера. Бриф имеет особое значение. Он помогает определить стратегические и тактические цели бизнеса заказчика, понять целевую аудиторию, выбрать эффективные каналы коммуникации.
2. Встреча с заказчиком, доработка брифа, его максимальная детализация.
3. Формирование коммерческого предложения, презентация предложения клиенту, участие в тендере, если таковой проводится.
4. Подписание договора, доработка проекта, режиссерская и техническая детализация.

• Реализация проекта:

1. Предварительное вовлечение участников мероприятия.
2. Проведение мероприятия.

• Закрытие проекта:

1. Анализ проведенного мероприятия внутри команды и с клиентом.
2. Подписание закрывающих документов.
3. Post Production - рассылка участникам материалов с мероприятия (видео, презентаций, фото).

• За пределами проекта:

1. Сопровождение процесса пост-вовлечения участников мероприятия. Такой подход позволяет продлить и закрепить положительный эффект event.

Эффективность используемых бизнес-процессов легко определить с помощью показателей:

• EEI - индекса вовлеченности;
• ROI - коэффициента окупаемости инвестиций;
• EAI - индекса привлекательности работодателя;
• NPS - индекса потребительской лояльности.

Вишенка на торте

BIG JACK придумала собственные ноу-хау, «фишки», «изюминки». Они помогают сделать праздник ярким и воспоминания о нем приятными для участниками и полезными для заказчика. Это:

1. Предварительное и пост-вовлечение участников мероприятия.
2. Использование элементов маркетинга впечатлений, инструментов, воздействующих на эмоции, настроение, душу, сердце партнеров или сотрудников клиента. Люди на фоне сильных впечатлений лучше запоминают информацию и воспринимают идеи, быстрее делают выбор. Интересные режиссерские ходы, вызывающие wow-эффект, создают прочную эмоциональную связь между компанией и гостями праздника.

Отличный пример пост-вовлечения - «будка времени». Это небольшое строение, кабина, киоск, устанавливаемые в зоне приема гостей. Входя в нее, участники мероприятия, записывают обращение к самому себе. В нем они обозначают свои ближайшие планы, перспективы развития, вклад в бизнес компании на 3 месяца, на полгода. Через 3-6 месяцев после мероприятия каждый присутствовавший на конференции или корпоративе получает по e-mail запись своего видеообращения и может оценить свои достижения.

Пример предварительного вовлечени: - рассылка пригласительных, которые можно прочитать только с помощью зеркала. Гостям пришлось потрудиться, чтобы узнать, о чем сообщение. В результате, явка заинтригованных посетителей составила 98%.

Инновационные решения в организации бизнес-процессов помогают клиентам BIG JACK получить максимальную пользу от мероприятий и превратить расходы на организацию event в инвестиции в будущее.

Новаторский подход приносит свои плоды - за 6 лет компания BIG JACK организовала 427 мероприятий с 30 000 участников и 97% заказчиков стали постоянными клиентами.