Гибкость, сотрудничество с заказчиком и взаимодействие между специалистами вместо жесткой регламентации, приоритета документов и неповоротливости классической схемы управления проектами. Такой методологию Agile видели создатели, такой ее видят в Big Jack.

Мы использовали принципы Agile еще до того, как узнали о нем. Изучив манифест, мы подстроили его методологию под себя и начали применять.

Гибкая методология разработки (в нашем случае – работы над мероприятиями) Agile может привести к увеличению сроков и «авралам». Чтобы избежать этого, мы применяем принципы Scrum, подразумевающие поэтапную работу над мероприятием со строго ограниченными сроками каждой итерации. А еще – онлайн-инструменты и сервисы. О сервисах мы и поговорим.

Управление задачами: Trello

С помощью Trello мы распределяем работу между членами команды над конкретным проектом.

Наш рабочий день начинается с мини-летучки. Мы обсуждаем:

• что было сделано вчера;
• с какими трудностями встретился каждый из наших сотрудников;
• если возникли сложности, как они были решены и как предотвратить их в дальнейшем;
• какие задачи берет каждый из специалистов на день.

Все это фиксируется в Trello. По итогам дня мы видим, какие задачи были выполнены, с какими возникли сложности, какую работу проделал каждый из членов команды. Сроки четко очерчены.

Сервис помогает работать с десятками проектов одновременно. Каждый проект – на отдельной доске или группе досок. В каждом – свои задачи, своя команда, свои сроки. Благодаря Trello мы выполняем весь комплекс работ по подготовке мероприятия точно в срок.

Управление фрилансерами: YouDo и Bla-Bla-Car

Big Jack не раздувает штат неквалифицированными сотрудниками и специалистами, чьи услуги требуются нечасто. Это дорого и неудобно. Ряд задач можно делегировать фрилансерам.

Сервис Bla-Bla-Car – один из самых полезных для event-агентства. Заплатив небольшие деньги автовладельцу, который едет из Москвы в Санкт-Петербург, мы можем отправить с ним костюм или часть инвентаря. Это проще и дешевле, чем посылать одного из сотрудников: вместо прямых обязанностей он будет вынужден тратить время на дорогу.

Система рейтинга и отзывов в Bla-Bla-Car исключает просрочки из-за необязательности фрилансеров: мы выбираем только надежных и пунктуальных людей.

YouDo охватывает более широкий спектр задач. Здесь есть курьеры и грузоперевозчики, уборщики, монтажники и мастера по ремонту, фотографы и визажисты. Если нам нужен человек для раздачи листовок, проще зайти в сервис и найти фрилансера, чем организовывать набор на доске объявлений или в социальной сети. Через YouDo мы сможем найти практически любого специалиста или разнорабочего. Поиск, согласование, оплата займут несколько минут. В event это очень важно.

Работа с аудиторией: SurveyMonkey

SurveyMonkey – простой способ увидеть результаты работы. С помощью сервиса мы проводим опросы и анкетирование среди тех, кто посещает наши event-мероприятия. Это удобно и позволяет получить обратную связь: оценить успешность проекта, определить и проработать ошибки.

С помощью SurveyMonkey мы измеряем NPS (индекс потребительской лояльности).

Работа с клиентами и посетителями мероприятий: MailChimp и UniSender

Почтовые и SMS-рассылки традиционно используют для «захвата» клиентской базы, увеличения числа звонков и, как итог, самих клиентов. Рассылка коммерческих предложений необходима любой компании, но в event-индустрии важнее «захватывать» потенциальных посетителей мероприятий.

Сервисы очень простые в работе и имеют дополнительный функционал. Например, в UniSender не требуется верстка, а к MailChimp можно подключить магазин.

Сотрудничество с клиентами: CRM «Мегаплан»

Решать текущие вопросы мы можем в Trello, в «Гугл.Докс» и других сервисах. Но не все они подойдут для работы с клиентом. Мы нашли решение – CRM Мегаплан.

Это удобная корпоративная система управления, с помощью которой можно:

• составить и согласовать договор;
• учесть расходы и доходы;
• вести бухгалтерию.

Все документы, касающиеся работы с клиентом, публикуются в «Мегаплане». Для того чтобы пользоваться его возможностями, достаточно браузера. Благодаря сервису клиенты могут видеть и формировать условия, оценивать расходы на те или иные мероприятия, вносить коррективы.

Мы работаем честно и открыто.

CRM исключает неразбериху с документами и открывает доступ ко всей важной информации, которая касается взаимодействия между клиентом и Big Jack, в любой точке мира и в любое время.

Работа с материалами и документами: Dropbox

Теоретически все документы можно хранить на физическом сервере или компьютере, в почтовом ящике или на разных сервисах (от Trello до «Мегаплана»). Но это неудобно: найти важную информацию или договор через несколько месяцев после загрузки будет сложно.

Dropbox экономит время. Это облачное хранилище, куда можно загрузить все документы и файлы, фотографии, видео и аудио, которые остались после работы или используются сейчас. Совместный доступ к хостингу исключает накладки с разными версиями договоров, позволяет быстро найти и переслать нужный документ.

Работа с данными: Google Docs

Инструменты Microsoft Word и Excel универсальны. Но сама программа доступна не всем. Google Docs упрощает работу с документами и позволяет:

• совместно составить график;
• разработать договор или любой другой документ;
• рассчитать и зафиксировать количество рабочих часов, расходы, доходы и многое другое.

Наши результаты

Недавно мы говорили об исследовании портала Adindex.ru с рейтингом event-агентств. Big Jack занял первую строчку с отрывом в 7 % по качеству обслуживания. Мы добились этого не только благодаря опыту и проработке претензий, но и с помощью Agile-методологии и современных инструментов. Мы на своем опыте убедились, что интернет-сервисы работают и приносят пользу нам и нашим клиентам, и можем порекомендовать их коллегам по цеху.